Minuta de obra: qué debe llevar para que te respalde

La junta de obra duró dos horas. Se acordó cambiar la loseta del lobby, mover un colado dos días y que alguien le preguntara al estructurista por una trabe. Tres semanas después, en la revisión de la estimación, cada quien recuerda una junta distinta.

¿Las juntas terminan sin que quede claro quién se lleva qué? Nori puede convertir la junta en una minuta con responsables y fechas, y preparar los seguimientos para que tú los apruebes.

¿Qué es una minuta de obra y para qué sirve?

Es el registro escrito de una junta: quién estuvo, qué se revisó y qué se acordó. Sirve para tres cosas. Que todos salgan con los mismos pendientes. Que los cambios tengan respaldo por escrito. Y que, al momento de cobrar, haya con qué respaldar lo que se hizo.

Lo que no se escribe se pierde fácil. Según datos de Expansión citados por Xataka México, 71% de los profesionales de la construcción en México todavía coordina proyectos con correos, reuniones presenciales y PDF. Una minuta clara junta en un solo lugar lo que de otro modo queda regado entre el correo y el grupo de WhatsApp de la obra.

Una minuta respalda solo si dice con claridad quién acordó qué, para cuándo y cuánto cuesta.

¿Qué debe llevar una minuta de junta de obra?

Como mínimo:

• Datos de la junta. Obra, número de junta, fecha, hora y lugar.

• Asistentes. Nombre, empresa y cargo: residente de obra, superintendente, supervisión externa, contratistas y subcontratistas, representante del cliente. Anota también quién faltó.

• Acuerdos numerados. Uno por renglón, redactados como acción. "Contratista entrega planos de taller de herrería", no "se platicó de la herrería".

• Responsable y fecha por acuerdo. Una persona, no "la constructora". Una fecha, no "a la brevedad".

• Cambios y su impacto. Qué cambia, quién lo pidió, impacto estimado en costo y en tiempo, y cómo se va a formalizar.

• Pendientes de juntas anteriores. Qué se cerró y qué sigue abierto.

• Firmas o conformidad. De quienes tienen autoridad sobre los acuerdos.

Formato de minuta de junta de obra

Cabe en una hoja y se llena durante la junta, no después.

Numera por junta y renglón: 12-01, 12-02. Así un acuerdo se puede citar en un correo, en una nota de bitácora o en una estimación sin confusión.

Ideal para: juntas de obra semanales y cualquier junta de coordinación donde se acuerden cambios con impacto en costo o programa.

¿Cómo registrar un cambio en la minuta?

Aquí es donde fallan la mayoría de las minutas. "Se acordó cambiar la loseta" no respalda a nadie. Anota cuatro cosas:

• Qué cambia. Loseta del lobby, de la opción A a la B.

• Quién lo pidió. El cliente, en esta junta.

• Impacto estimado. Costo por cuantificar; el contratista entrega cotización el 18 de octubre. Sin impacto en programa.

• Siguiente paso. Orden de cambio o convenio, según lo que pida el contrato.

Si el impacto todavía no se conoce, escribe "por cuantificar" y pon fecha para cuantificarlo. Un dato pendiente con fecha es mejor que nada.

¿Cómo firmar y circular la minuta?

Una minuta sin firma o sin conformidad pesa menos. Lo práctico:

1. Llénala durante la junta y lee los acuerdos en voz alta en los últimos cinco minutos.

2. Si se puede, que firmen ahí mismo.

3. Si no, circúlala en las siguientes 24 horas a todos los asistentes y a quienes faltaron.

4. Da un plazo corto para correcciones, por ejemplo dos días hábiles. Si nadie corrige, deja constancia de cuándo y a quién se envió.

Un mensaje breve basta:

Hola, buen día. Te comparto la minuta de la junta de obra 12, del 9 de octubre. Si tienes correcciones, por favor mándalas por escrito a más tardar el lunes 13. Tienes a tu cargo el acuerdo 12-02, confirmar la fecha de colado, que vence el 22 de octubre. Saludos.

Mándala por correo, aunque también la compartas en el grupo de WhatsApp. El correo deja un registro más fácil de encontrar.

¿Cómo dar seguimiento a los acuerdos?

Una minuta que se archiva y nadie vuelve a abrir no sirve de mucho. El seguimiento es sencillo:

• Un día antes de cada fecha compromiso, recordatorio corto al responsable.

• Al día siguiente de una fecha vencida, seguimiento con el número de acuerdo y lo que está deteniendo.

• Al inicio de cada junta, repasar los acuerdos abiertos antes de los temas nuevos.

Los acuerdos de la minuta van en la misma lista de pendientes que las RFI y los planos de taller. Explico esa lista en supervisión de obra sin vivir en el correo.

Minuta, bitácora y estimaciones: cómo se conectan

En obra pública, la minuta no trabaja sola. La Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas establece que el contrato, sus anexos y la bitácora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones (art. 46). Y dispone que el uso de la bitácora es obligatorio en cada contrato y se lleva por medios remotos de comunicación electrónica (art. 52 Bis).

En obra con recursos federales, esa bitácora electrónica es la BESOP. La Secretaría de la Función Pública informó que en 2023 se registraron ahí 9,303 contratos, la totalidad de la obra pública con recursos federales, con más de 5,500 usuarios entre residentes y superintendentes.

Por eso, cuando un acuerdo de la junta modifica alcance, costo o plazo, asiéntalo también en bitácora y cita el número de acuerdo de la minuta. La minuta explica la conversación. La bitácora es el registro que vincula.

Luego viene el cobro. En contratos a precios unitarios, las estimaciones se formulan con una periodicidad no mayor de un mes. El contratista las presenta a la residencia dentro de los seis días naturales siguientes a la fecha de corte, con la documentación que acredite la procedencia del pago, y la residencia tiene hasta quince días naturales para revisarlas y autorizarlas (art. 54). En la práctica, esa documentación suele incluir los números generadores. Cuando los generadores de un trabajo extraordinario se apoyan en una minuta firmada y una nota de bitácora que dicen lo mismo, la revisión es mucho más sencilla.

Cómo ayuda Nori

• Reviso correo y Slack (pronto también WhatsApp y mensajes de texto) para detectar lo que sigue a cada junta: respuestas, confirmaciones y peticiones nuevas ligadas a acuerdos abiertos.

• Convierto la junta en una minuta con acuerdos numerados, responsables y fechas, y preparo el recordatorio de cada acuerdo antes de que venza.

• Tú revisas y apruebas la minuta y cada seguimiento antes de que salga. Las decisiones, las respuestas técnicas y las notas de bitácora siguen siendo de tu equipo.

• Llevo el registro de qué se acordó en cada junta, qué se cerró y qué sigue abierto.

Nori está en acceso anticipado, por invitación, en heynori.ai.