Por qué se atoran los RFI y cómo lograr que te contesten
Un RFI casi nunca se atora por difícil. Se atora porque nadie sabe quién sigue. Cómo redactarlo, sacarlo del WhatsApp y darle seguimiento a tiempo.
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El cimbrado del eje C está programado para el lunes. La duda sobre el apoyo de la trabe se mandó hace nueve días, primero como foto en el grupo de WhatsApp y luego por correo, y sigue sin respuesta. Casi todos los RFI se atoran por las mismas razones, y cada una tiene una solución práctica.
¿Demasiados RFI abiertos para llevarlos a mano? Nori puede llevar la lista y preparar los seguimientos para que tú los apruebes.
¿Cuánto debería tardar la respuesta de un RFI?
La referencia más citada viene de un estudio de 2013 del Navigant Construction Forum. Analizó datos de 1,362 proyectos iniciados entre 2001 y 2012, cerca de 1.1 millones de RFI en total. La mayoría de esos proyectos estaba en Australia y Nueva Zelanda, así que tómalo como referencia, no como regla.
Lo que encontró:
Cada proyecto tuvo en promedio 796 RFI.
La primera respuesta llegó en promedio a los 6.4 días. La mediana de respuesta fue de 9.7 días.
En proyectos de un año o menos, la mediana fue de siete días. En proyectos de dos años o más, se acercó a 10.
El estudio sugiere un plazo típico de 10 días hábiles, ajustado según la urgencia y la complejidad de la duda. Es un buen punto de partida si tu contrato no dice nada. Si tu contrato fija un plazo, ese manda.
El dato que merece más atención es otro: los RFI que nunca recibieron respuesta. Según la región, fueron desde poco menos del 19% en Medio Oriente hasta un promedio de 35% en Asia. Un RFI sin respuesta no desaparece. Se vuelve un supuesto, un retraso o un reclamo.
¿Por qué se atoran los RFI en obra?
Cuando un RFI no avanza, casi siempre es por alguna de estas razones:
La pregunta no es clara. Quien revisa tiene que adivinar qué le preguntan, pide aclaración y se va otra semana.
Llegó a la persona equivocada. Le llegó a alguien que solo puede reenviarlo. Cada reenvío suma uno o dos días.
No tiene fecha límite real. "Urgente" no es una fecha. El estudio de Navigant recomienda no usar "ASAP" en ningún RFI.
Se quedó en el WhatsApp. La duda se resolvió de palabra, o no se resolvió, y nunca pasó a un registro formal.
Nadie le da seguimiento. En el control dice "abierto" y nadie sabe a quién le toca moverlo.
Solo la primera razón tiene que ver con la pregunta en sí. Las otras cuatro son de proceso, y eso se arregla sin que nadie trabaje más horas.
El canal también importa. Según datos de Expansión citados por Xataka México, 71% de los profesionales de la construcción en México todavía coordina proyectos con correos, reuniones presenciales y PDF. Una duda que vive en un hilo de correo o en un chat de obra es fácil de perder, incluso para quien piensa contestarla.
¿Cuánto cuesta una respuesta lenta?
Navigant estimó unas ocho horas y 1,080 dólares por recibir, registrar, revisar y contestar un RFI típico, con costos de 2013 en Estados Unidos. Con 796 RFI, eso da alrededor de 6,368 horas y 859,680 dólares por proyecto solo en revisión. Un RFI confuso que necesita una segunda vuelta cuesta ese esfuerzo dos veces.
Lo más caro, sin embargo, es lo que se detiene mientras tanto. La cuadrilla se reacomoda, o se avanza con un supuesto y luego hay retrabajo. Y si la respuesta cambia alcance o plazo y no queda bien documentada, llega la estimación y no hay con qué respaldar el cobro.
¿Cómo redactar una solicitud de información que sí se conteste?
Un RFI se contesta rápido cuando quien lo revisa puede resolverlo de una sentada. Este formato toma los campos que recomienda el estudio de Navigant:
Campo | Qué poner |
|---|---|
Número y asunto | Un solo tema por RFI. "RFI 042: apoyo de trabe T-4 en eje C/3" |
Referencias | Plano, detalle y especificación exactos |
Pregunta | Una sola oración, que termine en signo de interrogación |
Por qué importa | Qué trabajo afecta y cuándo empieza |
Propuesta | Cómo lo resolverías tú, con foto o croquis |
Impacto en costo o plazo | Sí, no o por definir, con un estimado si lo tienes |
Fecha límite | Una fecha real, ligada al programa de obra |
Responsable de contestar | Quien tiene autoridad para responder |
La propuesta es lo que más acelera. "¿Confirman que podemos hacer X?" se contesta más rápido que "¿Qué hacemos?". Muchas veces la respuesta es una línea: correcto, procedan.
Un RFI completo se ve así:
RFI 042: apoyo de trabe T-4 en eje C/3. Referencias: plano E-201, detalle 4, y especificación de acero estructural. Pregunta: ¿se puede recorrer la placa de apoyo 5 cm al oriente para librar el ducto existente? Propuesta: recorrer la placa y agregar un ancla, según el croquis anexo. Impacto en costo: ninguno previsto. Impacto en plazo: ninguno si se contesta antes del 16 de octubre. El cimbrado del eje C arranca el 20 de octubre. Responsable de contestar: Daniel, estructurista del proyecto.
El momento importa tanto como el formato. El estudio recomienda mandar cada RFI en cuanto se detecta el problema y por lo menos 10 días antes de necesitar la respuesta. Juntarlos para el viernes cuesta días que quizá no tienes.
Del grupo de WhatsApp al registro formal
WhatsApp no se va a ir de la obra, y no tiene por qué. Es donde el residente ve el problema primero. Lo que conviene es una regla sencilla: si una duda en el grupo necesita respuesta del proyectista o de la supervisión externa, ese mismo día se vuelve RFI con número.
En obra pública hay una razón más. La Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas establece que el contrato, sus anexos y la bitácora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones (art. 46). También dispone que el uso de la bitácora es obligatorio en cada contrato y que se lleva por medios remotos de comunicación electrónica (art. 52 Bis), salvo los casos de excepción que autorice la autoridad (art. 52 Ter). Un chat de obra no aparece en esa lista. Si una respuesta a un RFI cambia alcance, costo o plazo, lo prudente es asentarla en bitácora.
Ideal para: obras donde el residente, el superintendente y la supervisión comparten un grupo de WhatsApp y las dudas técnicas llegan primero por ahí.
¿Cómo reducir el número de RFI?
Algunos RFI son inevitables. Las condiciones existentes sorprenden a todos, y ningún juego de planos está completo. Otros se pueden evitar.
Antes de arrancar cada frente, revisa los planos con el superintendente y los contratistas clave. Una duda que sale ahí cuesta menos que una que sale a media instalación.
Cuando varias dudas tocan la misma zona, revísalas primero en una junta de coordinación y manda RFI solo por lo que quede abierto.
Clasifica los RFI por plano y por especificación. Si varios se juntan alrededor del mismo detalle, quizá el detalle necesita revisión.
La meta no es cero RFI. Es que los RFI sean necesarios, claros y se contesten a tiempo.
¿Cómo llevar el control semanal de los RFI?
No hace falta software nuevo. Hace falta un registro y un hábito.
Diario, cinco minutos. Revisa qué llegó y qué vence en los próximos tres días. Confirma que cada RFI nuevo llegó a quien debe contestarlo.
Cada semana, antes de la junta de obra. Ordena los RFI abiertos por fecha límite. Marca los vencidos y los que detienen trabajos, y llévalos a la orden del día.
En la junta. Para cada RFI marcado, consigue un responsable y una fecha, y que queden en la minuta de obra.
Al recibir la respuesta. Ciérralo en el registro, avisa a obra y revisa si cambia costo o plazo. Si cambia, arranca el trámite del cambio esa misma semana.
El registro necesita pocas columnas: número, asunto, fecha de envío, responsable de contestar, fecha límite, estado y fecha de cierre. Si el contratista lleva los RFI en su plataforma, tu registro puede usar sus mismos números.
¿Cuándo dar seguimiento a un RFI?
Los seguimientos funcionan mejor cuando son predecibles. Si todos saben qué viene, nadie se lo toma personal.
Dos días hábiles antes del vencimiento. Un recordatorio corto.
Al día siguiente del vencimiento. Seguimiento directo con número, fecha de envío, fecha requerida y trabajos afectados.
Tres días hábiles de atraso. Llamada, y luego un correo que confirme lo platicado.
El primer mensaje cabe en una línea:
Hola, Daniel. Te recuerdo que el RFI 042, apoyo de trabe en C/3, vence el jueves. El cimbrado del eje C arranca el lunes siguiente. Quedo pendiente.
El de un RFI vencido lleva más detalle:
Hola, Daniel. El RFI 042 se envió el 6 de octubre y lo necesitábamos para el 16. Todavía no tenemos respuesta. El cimbrado del eje C está programado para el 20 y depende de esta definición. ¿Me confirmas hoy una fecha?
Deja cada seguimiento por escrito, aunque la plática real haya sido por teléfono. Toma un minuto y mantiene el registro completo.
¿Cuándo y cómo escalar?
Si después de la llamada sigue sin respuesta, súbelo un nivel: con la supervisión externa, con la residencia o con quien coordine por parte del cliente, según cómo esté armado el proyecto. Escala el tema, no a la persona. Y pon el impacto en números claros, como días, frentes detenidos o cuadrillas paradas, para que se lea como un dato y no como un reclamo.
Si el atraso ya está pegando en costo o programa, revisa ese mismo día lo que pide tu contrato para notificarlo. Los plazos para avisar pueden ser cortos.
Cómo ayuda Nori
Reviso correo y Slack (pronto también WhatsApp y mensajes de texto) para detectar RFI nuevos y respuestas que llegan fuera del registro formal, como una foto con un "sí, procedan" en el grupo de obra.
Llevo la lista de RFI abiertos con responsable y fecha límite, y preparo los seguimientos con número, fechas y trabajos afectados.
Tú revisas y apruebas cada mensaje antes de que salga. Las respuestas técnicas y lo que se asienta en bitácora siguen siendo de tu equipo.
Guardo el registro de cuándo se envió, se dio seguimiento y se contestó cada RFI, útil en la junta de obra y después si se cuestiona un retraso.
Nori está en acceso anticipado, por invitación, en heynori.ai.
